A efectos de mejorar la gestión, la Intendencia Departamental desarrolla un Sistema de Gestión de la Calidad -en la División de Administración Documental- en el marco de la Norma ISO 9001-2008. Como resultado, en agosto de 2013 se obtuvo la renovación de la certificación.

La IDM tiene como objetivo mejorar la gestión y lograr resultados que se visualicen a nivel de los gestionantes y personal; por lo tanto, propuso a la División de Administración Documental, la implantación de un Sistema de Gestión de Calidad en sus principales procesos y de apoyo. En este sentido, se cumplen con los requisitos indicados en la Norma ISO 9001-2008, el cual fue certificado por UNIT en agosto de 2010 y renovado en agosto del corriente año.

El Sistema de Gestión de Calidad requiere que se analicen detalladamente los procesos y procedimientos de la División, con el fin de estandarizarlos y brindar un servicio en calidad estable a lo largo del tiempo. Además, proporciona herramientas útiles para analizar los procesos y mejorarlos, según las tendencias de los datos que se vayan registrando, mientras se analizan, se obtienen conclusiones y se logra la satisfacción de los gestionantes.

El objetivo es desarrollar herramientas para:

• Fortalecer el enfoque al cliente y su satisfacción.

• Visualizar y gestionar por procesos

• Trabajar en pos de la mejora continua.

• Tomar las decisiones basadas en los hechos -con registros objetivos-.

En la División de Administración Documental se han instrumentado las siguientes mejoras:

1. Se fomenta el trabajo en equipo y se unifican los criterios.

2. Se realizan encuestas a Clientes Internos y Externos y de Clima Laboral a los funcionarios para conocer fortalezas y debilidades de la División.

3. Se diseñó una Política de Calidad con la participación de funcionarios y el representante de la Alta Dirección, la cual guía las acciones y compromisos de todos los integrantes, mientras establece estrategias y objetivos para su propia gestión, así como para los clientes, proveedores y la Intendencia Departamental.

Política de Calidad

Servir eficazmente a los clientes brindándoles un servicio de calidad a través de una atención personalizada que permita asegurar la satisfacción de las necesidades y expectativas, aplicando las técnicas de administración documental, tales como: la clasificación, ordenación y selección de los documentos presentados y realizando, de acuerdo a las normas y principios del procedimiento administrativo, lo que aparece a continuación:

1. Recepción y registro con celeridad y eficacia, utilizando los medios electrónicos disponibles para esto, y creando la forma documental más adecuada para su tramitación.

2. Control, verificando que los trámites se realizan de acuerdo a lo previsto y llevando a cabo las acciones correctivas necesarias en caso de que esto no ocurra.

3. Orientación, derivando los asuntos, en el menor tiempo posible, hacia las divisiones o personas responsables de su resolución.

4. Difusión, proveyendo información oportuna, clara y precisa, con el fin de contribuir al proceso de toma de decisiones.

5. Conservación, manteniendo los documentos no electrónicos en condiciones físicas adecuadas para su consulta por parte de los clientes.

Asimismo, se busca:

• Continuar capacitando al personal en sus áreas específicas para aumentar la eficacia de la labor.

• Mejorar la gestión con herramientas apropiadas, logrando que la tramitación sea más ágil.

• Generar condiciones de trabajo adecuadas, apuntando al trabajo en equipo para alcanzar la motivación y el compromiso de los colaboradores en las tareas que realizan y en un ámbito de cordialidad laboral.

• Comunicar esta política y verificar que sea entendida por los colaboradores.

• Contribuir en la búsqueda continua de una relación mutuamente beneficiosa con los proveedores para adquirir productos y servicios que permitan desarrollar los objetivos de calidad.

• Asumir estos compromisos con responsabilidad y buscando la mejora continua de la gestión en el marco de la norma UNIT ISO 9001-2008; además de cumplir con los requisitos legales y normativos que correspondan.

Gestionar la calidad en un Organismo Público implica realizar todas las tareas inherentes a la consolidación de una organización que se prepara para garantizar la calidad en sus servicios. Con este fin, es necesario un ambiente organizacional predispuesto y convencido de que el esfuerzo redunda en una mejora continua enfocada en el cliente/usuario.

La calidad no es el resultado de la casualidad, sino de una programación y voluntad de mejora que se plasma con esfuerzo, dedicación y, sobre todo, con una vocación de servicio que logra la satisfacción personal e institucional y que es transmitida al cliente.